Tout événement d’entreprise requiert une organisation spécifique. Des démarches intelligentes et efficaces doivent être mis en avant afin d’obtenir d’excellents résultats. Alors que vous prévoyez un événement d’entreprise pour les prochaines semaines, vous n’avez aucun droit à l’erreur pour préserver l’image de l’entreprise. Zoom sur quelques conseils pratiques pour réussir son événement d’affaires.
Sélectionner le type d’évènement d’entreprise
Avant de commencer les préparatifs, vous avez intérêt à définir le type d’événements d'entreprise adapté à vos buts. Pour réviser les politiques de votre entreprise et réévaluer les priorités, une réunion pourrait faire l’affaire. Par contre, si vous voulez créer une bonne cohésion entre les membres de votre équipe, une soirée corporate serait l’idéale. Vous pouvez profiter de cette occasion pour offrir des médailles aux méritants.
Si vous souhaitez récompenser votre équipe et/ou vos partenaires financiers, envisagez d’organiser un séminaire dans un endroit exceptionnel éloigné du quartier de vos locaux professionnels. Organisez un voyage dans une autre région pour passer des petites vacances tout en se concentrant sur des objectifs professionnels bien précis. Il est important de planifier une conférence pour faire connaître les nouvelles activités ou produits récents de l’entreprise aux partenaires et aux clients.
Comme de nombreux détails doivent être pris en compte, il est conseillé de faire recours aux services des spécialistes en événements d’entreprise. Naviguez sur quelques plateformes en ligne pour dénicher la proposition "organiser mon événement". En quelques clics, vous bénéficierez d’un accompagnement nécessaire pour le succès de votre événement.
Penser au budget de l’entreprise
Chaque société réserve généralement un budget pour les événements d’entreprise. Une fois que vous avez décidé le type d’évènement que vous allez entreprendre, il est temps d’établir un devis sur la somme probable à décaisser. Dans le cadre d’une soirée corporate, les dépenses concerneront principalement le dîner. Prévoyez un budget considérable pour le cocktail de bienvenue, le menu, le gâteau et les sucreries ainsi que les boissons. En même temps, vous devez payer la location d’une salle de fête, sauf si une pièce de vaste surface est disponible au sein de votre entreprise. N’oubliez pas les charges liées aux invitations, décorations et habillages de la pièce.
Pour un séminaire éloigné des grandes villes, il faut prévoir le transport, l’hébergement et la restauration des participants. Sans oublier les coûts de diverses locations : salle de séminaires, équipements informatiques, mobiliers, etc. Vous avez intérêt à demander les tarifs des hôtels ou établissements d’hébergement localisés dans la région où vous envisagez d’effectuer le séminaire. Une tenue corporate pourrait plaire à votre équipe. Si vous avez encore une somme disponible, pensez à commander des T-shirts, casquettes ou autres articles personnalisés.
Prévoir les to do au jour J
Alors que le grand jour approche, il est temps d’établir un planning précis de son déroulement. Commencez les installations à la veille du jour J. Il en est de même sur le mis au point de la sonorisation et de tous les supports numériques. Il est important de terminer tous les préparatifs quelques heures avant l’arrivée des participants ou des invités. Vous avez intérêt à rassembler tous les équipements à utiliser quelques semaines jours avant l’évènement. De cette manière, vous aurez largement le temps de réaliser des achats si des accessoires manquent. Si vous désirez offrir un cocktail ou même un déjeuner aux invités, fixez des horaires précis avec le traiteur. Les collations et les repas devraient être servis à temps.
Tout au long de l’évènement, profitez des réseaux sociaux pour partager les moments forts avec votre communauté. Des clichés originaux et des vidéos amusantes augmenteront sans doute le nombre d’abonnés sur votre page Facebook et Instagram. Engagez un de vos collaborateurs pour la prise des photos et des vidéos.