Dans la gestion d’une entreprise, gérer les affaires administratives demande parfois du temps et beaucoup de ressources. Chaque mois, la gestion de la paie constitue une charge assez lourde. Il s'agit en effet d'une tâche ardue et chronophage, par conséquent très coûteuse à l'entreprise. De surcroît, il faut s’attaquer aux déclarations sociales. Comment se décharger de la gestion de paie ? Comment se font la paie et les déclarations sociales ? Quelles sont les astuces pour être plus rapide et plus efficace dans ce domaine ?
Externaliser la gestion de la paie et les déclarations sociales
Pour fonctionner correctement, une entreprise doit embaucher du personnel. À la suite de cette embauche, il est nécessaire d'entamer plusieurs démarches comme l’établissement du contrat de travail, la paie et les diverses déclarations.
Vous pouvez vous décharger de ces lourdes tâches en les confiant à des prestataires spécialisés, c'est ce qu'on apelle externalisation. Il existe des sociétés spécialisées en la matière. Vous pouvez leur confier toutes les tâches liées à la paie et aux déclarations sociales, à la collecte des informations entreprise et salariés, à l’audit.
Juris-paye est justement une entreprise qui peut travailler pour vous en sous-traitance. Expert en rémunération, oeuvrer avec ce spécialiste vous offre tous les avantages de la sous-traitance et même plus:
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Quelles sont les tâches liées à la paie ?
Au-delà du fait de donner une contrepartie pour service rendu, la paie est tout un processus.
Généralement, la gestion de la paie se traduit par :
- Le traitement des informations concernant les conditions de travail, les heures effectuées et les absences, les congés, les heures supplémentaires effectuées ;
- Le calcul du montant à verser, salaire de base, primes, prélèvement et retenues ;
- Établissement des déclarations sociales, la déclaration d’embauche et la déclaration sociale nominative
Les taches liées à la paie sont :
- Établissement des fiches de paie : obligatoire et doit être remis au salarié. Elle doit comporter plusieurs informations comme le nom de l’employeur, le nom de l’employé et son poste avec sa classification, les éléments constitutifs de la rémunération, les congés pris, les prélèvements sociaux et fiscaux, et la mention selon laquelle le salarié doit conserver sans limitation le bulletin de paie ;
- Le paiement proprement dit : en espèce, par virement ou par chèque.
- Établissement des déclarations sociales
Il existe des outils pour automatiser et simplifier l’établissement de la paie. Ils ont l’avantage de minimiser le temps de traitement, de faire des mises à jour automatique, de préparer les déclarations sociales. Ces outils vont faciliter le transfert des états de paie pour la comptabilité, et fournir un rapport détaillé pour un suivi efficace.
La gestion de la paie nécessite beaucoup de contrôle. Il faut s’assurer de l’exactitude des informations avant d’entamer les processus. Une erreur en gestion de la paie peut engendrer de lourdes conséquences : conflit avec un salarié, sanctions financières et pénales.
Qu'entend-on par déclarations sociales ?
Toutes les entreprises sont soumises à des déclarations sociales. Ces déclarations permettent d’informer l’Administration sur la rémunération et la situation des employés. Elles permettent à l’employeur d’être transparent dans ses tâches administratives, et à l’employé de bénéficier d’une couverture sociale.
Il existe deux catégories de déclaration sociale :
- Les déclarations ponctuelles :
- Les déclarations périodiques ;
Les déclarations ponctuelles sont des déclarations obligatoires à l’issue d’un évènement. Il y a la DPAE, la Déclaration préalable à l’Embauche, qui doit être faite huit jours avant la date d’embauche pour permettre l’affiliation du son salarié aux divers organismes sociaux. Pour les entreprises de moins de dix-neuf employés, le TESE (ou Titre Emploi Service Entreprise) peut être reconnue comme un DPAE et en même temps comme contrat de travail. Il y a aussi les déclarations en cas d’accident du travail, le DAT, à envoyer à la CPAM ou la Caisse Primaire d’Assurance Maladie.
Concernant les déclarations périodiques, elles ont été simplifiées en Déclaration sociale nominative, la DSN. Il s'agit d'une déclaration qui réunit les informations sur les évènements sociaux de l’entreprise. Elle est envoyée automatiquement aux différents organismes de sécurité sociale. Cette simplification permet de minimiser les risques d’erreur, et le risque de retard ou d’oubli grâce à sa dématérialisation. La DSN se fait en ligne. Cela permet de minimiser le risque de fraude, car elle est directement éditée à partir des données de l’outil de gestion de la paie. Elle offre aux employeurs un gain du temps, et aux employés l’assurance de toujours jouir de prestations sociales sans interruption, car les déclarations sont systématiques. Suivant la taille et le secteur d’activité, d’autres déclarations supplémentaires peuvent être obligatoires comme la Déclaration des mouvements de main-d’œuvre (DMMO), la Taxe sur les Salaires, et la Déclaration des rémunérations des VRP multicartes.
Quelques Conseils pour l’externalisation de la paie et les déclarations sociales
Bien choisir son prestataire ou tiers déclarant est très important. Cela implique de s’assurer de sa réputation, de sa réactivité et de son professionnalisme ou sa capacité à traiter tous les aspects de la fonction paie.
Choisissez toujours un prestataire capable de s’adapter aux spécificités de votre entreprise et non l’inverse. Par ailleurs, l'idéal est de privilégier un prestataire qui peut prend tout en charge, de l’installation du logiciel à la sauvegarde de données en effectuant de paramétrages suivant votre spécificité.
Enfin, ce professionnel doit être apte à dispenser à votre entreprise des formations pour améliorer vos connaissance en matière de paie et vous mettre à jour par rapport à l’évolution des réglementations.